هذه هي أسرار اجتماعات العمل الناجحة

نشر هذا المقال بالتعاون مع موقع التوظيف الإلكتروني بيت.كوم

دبي، الإمارات العربية المتحدة (CNN) -- هل لاحظت أنّ أعضاء فريقك لا يعيرونك أيّ انتباه خلال الاجتماعات التي تعقدها؟ هل يستخدمون هواتفهم لإرسال الرسائل النصية والإلكترونية أيضاً، أو حتّى لتصفح الفيسبوك؟ هذه بعض العلامات على أنه هناك بعض الأمور التي يجب عليك تعديلها فيما يتعلّق باجتماعات العمل التي تعقدها. إذ أنّ الهدف من اجتماعات العمل عادةً هو اجتماع الفريق لمناقشة أمرٍ ما، ومن أهم محاور النقاش، الاستماع بإمعان.

يُتوقع من غرفة الاجتماعات أن تكون غرفةً للعصف الذهني، وللأفكار الإبداعية، التي يسعى الموظفون لتقديمها ومشاركتها مع أعضاء الفريق. ولكن في الكثير من الأحيان، تكون العديد من الاجتماعات مضيعةً للوقت، إذا لم يتمّ تنفيذها بالشكل الصحيح. فلا شك بأن اجتماع مدته ساعتين قد يكون مرهقاً بالطبع، وقد تخرج من الاجتماع دون تحقيق أي من الأهداف التي قمت بوضعها، رغم الوقت والجهد المهدر. هذا النوع من الاجتماعات قد يتسبب في جعل الموظفين يضجرون من الاجتماعات بل ويبغضونها أحياناً.

إذاً، كيف يمكنك تغيير ذلك؟ وكيف يمكنك الحفاظ على وقتك وجهدك أنت وفريقك، بالإضافة إلى الحفاظ على اهتمام فريقك بالاجتماعات وحماسهم لها؟

فيما يلي، بعض النصائح البسيطة والفعّالة التي يمكنك تجربتها:

1. اجعل الاجتماع ناجحاً منذ البداية 
غالباً ما تفشل الاجتماعات التي يضطر فيها أعضاء الفريق الجلوس وانتظار أفراد الفريق المتأخرين عن الاجتماع، ناهيك عن الاجتماعات التي لا يحضرها معظم أعضاء الفريق. هناك بعض الأشخاص الذين يبدؤون مناقشة مواضيعهم الخاصة، الأمر الذي قد يجعل إمكانية الحفاظ على تركيز الجميع صعباً. يُعد الالتزام بالمواعيد أمراً ضرورياً عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات، ويجب عليك أن تحرص على أنّ جميع أفراد الفريق يدركون ذلك الأمر.

ولكن، كيف يمكنك أن تجعل أعضاء الفريق يركزون على أكثر الأمور أهمية؟ يمكنك تحقيق ذلك من خلال طرح عدة أسئلة قبل بداية الاجتماع: ما هي أهداف هذا الاجتماع؟ ما هي المشاكل الرئيسية؟ ما هي الأمور الأكثر أهمية بالنسبة لنا؟

من خلال طرح هذه الأسئلة، يمكنك تحديد مسار الاجتماع وتوضيح أهم الأمور التي تريدون مناقشتها كفريق، الأمر الذي سيساعد على تحقيق أهداف الاجتماع بنجاح.

2. شجّع أعضاء الفريق على المشاركة 
إذا شعرتَ أنّك الشخص الوحيد الذي يشارك أفكاره ويتحدّث في الاجتماع، فمن المؤكد أنّ هذه مشكلة بحد ذاتها. فمن الصعب جعل أعضاء الفريق يستمعون إليك، ناهيك عن جعلهم يشاركون في الاجتماع.

يمكنك القيام بذلك من خلال خلق أجواء إيجابية وودية خلال الاجتماع، بحيث يشعر كل فرد بالراحة، وأنّه قادر على المشاركة والتعبير عن وجهات نظره، ولكن، مع الحفاظ على سير الحديث والنقاش، حتّى لا تفقد السيطرة على الاجتماع. يمكنك القيام بذلك عن طريق جعل الاجتماع تفاعلي قدر الإمكان وإظهار أنّك تقدّر أفكارهم ومشاركتهم في الاجتماع.

3. اجعل الاجتماع أكثر متعة 
لا تتوقع من موظفيك أن يستمعوا لكلامك خلال الاجتماع، إذا أمضيت الوقت وأنت تقرأ من عرض تقديمي، أو تقرأ النقاط التي قمت بكتابتها على ورقة قبل الاجتماع، إذ من المؤكد أنّ لا أحد سيسمع ما ستقوله، خصوصاً في هذا العصر التكنولوجي الذي لا يستطيع فيه أحد التركيز لمدة تزيد عن 5 دقائق.

إذا كنت ترغب في الحفاظ على اهتمام الموظفين باجتماعاتك، ستحتاج إلى التنويع وإضافة بعض التغييرات قليلاً لتشجع موظفيك على المشاركة، والأهم من ذلك إبعاد الملل. يجب أن تتعامل مع اجتماعاتك بمستوى معين من المرونة وأن تكون منفتحاً على الأفكار والاقتراحات الجديدة من موظفيك، إذ من الممكن أنّهم يفضلون استخدام المزيد من الصور ومقاطع الفيديو والمواد المرئية، وتقليل الحديث على سبيل المثال.

4. اختم الاجتماع بخطط قابلة للتنفيذ 
الهدف الرئيسي من عقد الاجتماعات هو حل بعض القضايا والمشاكل والتوصّل إلى قرارات وخطط عمل. فمن المهم إنهاء موضوع الاجتماع باستنتاج عملي، حتى لو كان هناك العديد من الاختلافات. إذ يجب أن يتم تجاوز بعض الأفكار، إذا كان من غير الممكن تنفيذها جميعاً.

وعندما توافق على فكرة أو مفهوم، ويتم اتخاذ مزيد من القرارات التي تستند على تلك الأفكار، ستحتاج إلى تحليل الفكرة إلى مهام قابلة للتنفيذ وتعيين الأشخاص المناسبين للقيام بها مع تحديد خط زمني معيّن للقيام بذلك. ولكي تزيد من فائدة الاجتماع، يجب عليك أيضاً تعيين شخص ما لكتابة جميع القرارات والمهام المعطاة ووضع قائمة مهام في مكان يمكن لجميع الأشخاص المعنيين الرجوع إليه.