أين أجلس؟ متى أتكلم؟ هكذا تعقد اجتماعاً عبر الفيديو بشكل فعّال

دبي، الإمارات العربية المتحدة (CNN) – مع تواجدنا في البيت والعمل بعيداً عن مقر العمل بسبب التباعد الاجتماعي الذي فرضه فيروس كورونا في أنحاء العالم، يعقد أغلبيتنا اجتماعات العمل على منصات مؤتمرات الفيديو.

ولا شك بأن عقد اجتماع مثمر وجاذب للاهتمام مع الكثير من المشاركين هو أمر صعب بما فيه الكفاية، فكيف لو كان الاجتماع من المنزل في محيط غير رسمي، ومع حياتك الشخصية في الخلفية؟

أين تجلس؟ وأين تنظر؟

الإضاءة مهمة جداً، إذ تريد أن يتمكن الناس من رؤية وجهك بوضوح، خاصة إذا كنت تدير الاجتماع. في الوضع المثالي، تريد اختيار موقع تأتي به الإضاءة من أمامك. إذا لم يكن ذلك ممكناً، ضع مصباحاً بجانبك. إذا كانت الإضاءة قادمة من خلفك، فسيكون من الصعب رؤية وجهك وسوف تظهر صورتك بشكل مظلل وداكن.

ألقي على نفسك نظرة في الكاميرا قبل بدء الاجتماع للتأكد من أنك تجلس في وسط اللقطة، ولكن، حاول ألا تركز على صورتك عند بدء الاجتماع. عندما تتحدث، حاول النظر قليلاً إلى جانب شاشتك وليس مباشرة على الشاشة أو الكاميرا.

ولا تقلق كثيراً بشأن خلفيتك، فجميعنا نعمل من المنزل ونبذل قصارى جهدنا هذه الأيام. وإذا حدث وظهر طفلك الفضولي على الشاشة، فلا تجذب الانتباه إليه كثيراً، وتفادى الموضوع بابتسامة صغيرة.

ولا تنس تنظيف عدسة الكاميرا من أي بصمات، خاصة إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر محمول.

هل أكتم صوتي خلال الاجتماع؟

الحقيقة هي أننا جميعاً سيكون لدينا بعض الضوضاء في الخلفية، سواء كان طفلاً أو قطة أو شريكاً يتحدث بصوت عال.

بالنسبة للاجتماعات الأكبر، يفضل كتم صوت جميع المشاركين تلقائياً، ومن ثم يمكنهم إزالة الكتم إذا أرادوا المشاركة في الاجتماع.

إذا أمكن ذلك، تجنب استخدام مكبر صوت وميكروفون الكمبيوتر، إذ أنها مصممة لالتقاط أكبر قدر ممكن من الأصوات. بدلاً من ذلك، حاول استخدام سماعة سلكية، خاصة واحدة مزودة بميكروفون بذراع طويلة، إذ تلتقط فقط ما هو أمام الميكروفون.

قادة الاجتماعات: ابقوا في السيطرة

مع غياب الاتصال المباشر للأعين، قد يكون من الصعب تحديد الأدوار عند الكلام، ولذا يجب أن يتولى قائد الاجتماع السيطرة للتأكد من أن تتاح الفرصة للجميع للتحدث.

ويمكن أن يحدد مدير الاجتماع من سيتكلم أولاً، ومن ثم ينبه المشاركين لأدوارهم في التحدث.