نيويورك، الولايات المتحدة الأمريكية (CNN)-- اللقاءات الشخصية مع رئيسك في العمل تعتبر جزءًا مهمًا من التقدم في حياتك المهنية، لذلك تحتاج إلى تحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات الفردية - خاصة إذا كنت تعمل عن بُعد.
قالت هالي كروفورد، المدربة المهنية، إن "هذه المحادثات لا تتعلق فقط بالمهام وإنجاز الأشياء، إنها أيضًا فرصة لك للتواصل مع رئيسك في العمل وتعزيز العلاقة". وأشارت إلى أنه "بالإضافة إلى الأهداف الصعبة أو الملموسة التي تريد تحقيقها خلال الاجتماع، قد يكون لديك أيضًا هدف بسيط يتمثل في إقامة علاقة وثيقة أكثر معه."
إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات مع رئيسك في العمل.
ضع جدول أعمال
إذا كنت الشخص الذي سيطلب الاجتماع، فقد اقترحت كروفورد تقديم الطلب عبر البريد الإلكتروني، بحيث يتضمن قائمة مختصرة بالمواضيع التي تريد مناقشتها والأوقات المتاحة لديك.
قالت: "يجب أن يكون من السهل عليهم تحديد موعد معك"، مضيفة أنك لا تريد حشر الكثير من نقاط الحديث في الاجتماع.
لن يساعد جدول الأعمال في إبقاء المناقشة على المسار الصحيح فحسب، بل سيسمح أيضًا لرئيسك في العمل بالتحضير للاجتماع.
إذا طلب رئيسك الاجتماع، فلا بأس في التأكيد وطلب معلومات إضافية.
حافظ على سير الأمور
اطبع أو قم بتدوين قائمة الموضوعات الخاصة بك لتتذكر كل ما تريد تغطيته. إذا كنت أنت الذي طلب الاجتماع، فمن مسؤوليتك تتبع الوقت والحفاظ على سير الأمور.
إذا بدأ رئيسك في الابتعاد عن الموضوع، توصي ماري أباجاي، الرئيسة والمديرة التنفيذية لمجموعة Careerstone Group بقول شيء مثل: "أوه هذا مثير حقًا، لكن هل يمكنني العودة إلى هذا الموضوع لثانية؟ أريد التأكد من أنني واضح."
كن مستعدًا أيضًا لإعادة الأمور لمسارها
بينما قد يكون لديك جدول أعمال، قد يكون لرئيسك أولويات أكثر إلحاحًا للمناقشة، لذا كن مستعدًا.
إذا بدا أن مديرك يواصل العودة إلى المشروع X ، لكنك كنت تأمل في التحدث عن المشروع Y ووقتك ينفد، اقترحت كروفورد أن تقول: "ألاحظ أنه لم يتبق لدينا سوى 15 دقيقة في وقتنا، وكنت أود أن تكون قادرًا على التحدث عن المشروع Y. ما هو الأفضل بالنسبة لك؟ هل يجب أن نواصل الحديث عن X؟ "
كن دقيقا
إذا كنت تبحث عن تعليق أو رد فعل أثناء الاجتماع، فلا تسأل فقط بشكل عن تقييمه لأدائك، ولكن جرب شيئًا أكثر تحديدًا مثل: "أي ملاحظات تريد اعطاءها لي بشأن مشروع X؟
وقالت أباجاي إنه إذا لم يكن رد الفعل كما تريد، فتجنب اتخاذ موقف دفاعي واطرح أسئلة توضيحية مثل: "أخبرني المزيد حول كيف كان يمكن أن يكون ذلك أفضل" أو "أين أخطأت؟" أو "ما الذي تنصحني به في المرة القادمة في هذا المشروع؟"
لا تخف من طلب المساعدة
لا تخجل من طلب توجيهات بشأن مشروع تعمل عليه. قالت إيمي كوبر حكيم، ممارسة علم النفس الصناعي والتنظيمي: "أحيانًا نخشى طلب المساعدة خوفًا من أن نبدو غير كفوئين، لكن إذا فشلنا في المشروع ... لأننا لم نطلب المساعدة، فالأمر أسوأ".
لطرح الموضوع، اقترحت قول شيء مثل: "لقد عملت جيدًا في بعض جوانب هذا المشروع، لكنني عالق هنا وأود أن أحصل على وجهة نظرك حتى أتمكن من التأكد من معالجة هذا بطريقة من شأنها أن تكون أكثر فائدة للفريق ".
لا تخف من التطرق قليلًا إلى الأمور الشخصية
بينما تريد أن تظل المحادثة على المسار الصحيح، فأنت تريد أيضًا أن تشعر بأنها طبيعية. يمكنك أن تبدأ بالمجاملات مثل السؤال عن الأسرة أو خطط عطلة نهاية الأسبوع أو أي إجازات قادمة.
وفي مرحلة ما أثناء المحادثة، اقترحت أباجاي سؤال المدير عن أولوياته واهتماماته.
عند إنهاء المحادثة، تقترح أباجاي أن تسأل رئيسك في العمل عما يمكنك فعله بشكل أكثر أو أقل أو بشكل مختلف.
لا تنسى المتابعة
أثناء الاجتماع، يجب عليك تدوين ملاحظات حول نقاط المناقشة الأساسية، ثم إرسال رسالة بريد إلكتروني تحتوي على أي عناصر عمل أو ملاحظات للمتابعة.